/etcBase Yazılım ekibi olarak yasal süreç alanındaki 25 yıllık saha deneyimimiz ve bilgi birikimimizi müşterilerimizin ve hukuk bürolarının hayatını büyük ölçüde kolaylaştıracak yeni ürünlere dönüştürdük. 

• UYAP Kurum Portal Gateway 
• UYAP Avukat Portal Gateway

çözümlerimizle, “T.C. Adalet Bakanlığı UYAP Sistemine” kurumlar için tercüman, avukatlar için enstrüman oluyoruz. 

“UYAP Kurum Portal Gateway” ile; “T.C. Adalet Bakanlığı UYAP Sisteminin” sunduklarını, kurumlar adına yorumlayıp, dosya yapılarına, işlem yapılarına ve kurumsal jargonlarına uygun şekilde anlamlandırarak, iş süreçlerine verimlilik ve değer katıyoruz.

 “UYAP Avukat Portal Gateway” ile;Avukatlarımızın UYAP Avukat Portal üzerinden gerçekleştirdikleri Yasal Takip/Dava işlemlerini; tek merkezden, aracısız, el değmeden, düşük maliyetle, hatasız ve güvenli bir şekilde gerçekleştirebilmelerine olanak sağlıyoruz. 

Bu 2 yeni ürünün her biri, YTS (Yasal Takip Sistemi) ürünümüzün bir modülü olarak ya da YTS ’den tamamen bağımsız, kurumların kendi yasal takip sistemleriyle entegre çalışabilen, aynı zamanda kendi önyüzünü de barındıran birer uzman sistem olarak kullanıma hazır.

Yazının bundan sonraki kısmı, kurumların ilgili departmanlarında çalışan konunun uzmanlarına ve UYAP ’da işlem yapan avukatlara yöneliktir. Oldukça fazla teknik detay içerdiğinden konuya uzak kişilere sevimsiz gelebilir, benden söylemesi :)

UYAP nedir?

T.C. Adalet Bakanlığı’na ait “Ulusal Yargı Ağı Bilişim Sistemi” nin kısa adıdır.

T.C. Adalet Bakanlığı "UYAP Kurum Portal" Nedir?

Kurumların, Adalet Bakanlığı ’nca kendilerine sağlanan üyelik üzerinden, taraf oldukları tüm dosyaların bilgilerini, sadece görüntüleme amaçlı, UYAP Dosya Formatı, UYAP İşlem Yapısı ve UYAP jargonunda görüntüleyebildiği portaldir. Bu portal üzerinden hiçbir işlem yapılamaz sadece bilgi görüntülenir.

T.C. Adalet Bakanlığı "UYAP Avukat Portal" Nedir?

Vekalet hizmeti veren avukatların, e-imza ile bağlanarak, takip/dava açabildikleri, vekili oldukları dosyaları, UYAP Dosya Formatı, UYAP İşlem Yapısı ve UYAP Jargonunda izleyip üzerinde işlem (sorgu, talep, vb..) yapabildikleri portaldir. 

ETCBASE Yazılım ’ın yukarıda bahsettiğimiz UYAP sistemleri ile entegre çalışan UYAP Gateway çözümleri geneli itibarıyla ne yapar?

2 ürünümüzün birlikte oluşturduğu büyük resmi dikkate alarak kısaca özetlemek gerekirse; 

“UYAP Kurum Portal Gateway” ve “UYAP Avukat Portal Gateway” ürünlerimiz, birlikte veya duruma göre ayrı ayrı; 

• UYAP ’ta gerçekleşen işlemleri Kurum açısından yorumlayıp kurum jargonu ve işlem yapısı ile uyumlu hale getirir ve bu sayede kurumların izleme, raporlama ve denetim süreçlerini etkin ve anlamlı kılar.
• Kurumların, UYAP Sisteminde dağınık ve birbirinden kopuk şekilde yer alan dosyalarını, olması gerektiği gibi konsolide bir yapıda sunar, kurum dosyaları ile eşleştirerek bir arada gösterimini sağlar.
• Kurumların ve kurum avukatlarının harici uygulamalara ihtiyaç duymadan; kendi yasal takip/dava sistemleri üzerinden UYAP ’ta online takip/dava açabilmelerini sağlar. 
• Kendi sistemlerinden açtıkları takip/davaların ilk açılış bilgilerini, masraflarını ve evraklarını gene kendi sistemlerinden izleyebilmelerini ve otomatik olarak kendi yasal takip/dava dosyalarını güncelleyebilmelerini sağlar.
• Kurumların ve kurum avukatlarının harici uygulamalara ihtiyaç duymadan; kendi yasal takip sistemleri üzerinden UYAP ’ta online resmi kurum sorgularını (SGK, MERNİS, TAKBİS, EGM, vb..) yapabilmelerini sağlar.
• Kendi sistemleri üzerinden gerçekleştirdikleri sorgu ve talepleri gene kendi sisteminden izleyebilmelerini, sorgu sonuçlarını ve evraklarını otomatik olarak kendi yasal takip dosyalarında güncelleyebilmelerini sağlar.
• Hukuk Bürolarının da “UYAP Kurum Portal” üyesi gibi kendi dosyalarını izleyip, raporlayabilmelerini sağlar. 
• Avukatlara, “UYAP Avukat Portal Gateway” ürünümüz üzerinden tüm takip dava/açılışlarını, resmi kurum sorgularını ve UYAP taleplerini; e-imzalarını çoğaltıp ortalığa saçmak zorunda kalmadan, harici bir ürüne ihtiyaç hissetmeden, tek e-imza ile, tek merkezden, aracısız, el değmeden, düşük maliyetle, hatasız ve güvenli bir şekilde gerçekleştirme ve işlem sonuçlarını “UYAP Avukat Portal Gateway” önyüzünden izle imkanı sağlar.

Tüm bu işlevler sayesinde, kurumlar ve hukuk büroları “UYAP Kurum Portal” e ve/veya “UYAP Avukat Portal” e entegre olmak suretiyle, tüm yasal takip ve dava operasyonlarını; yeknesaklaştırmış ve izlenebilir kılarak kontrol altına almış, operasyonel verimliliğini arttırmış, maliyetlerini ve risklerini azaltmış, “KVKK", "EPDK", "BDDK", vb. düzenleyici kurulların gizlilik ve güvenlik gereksinimlerini yerine getirmiş olur. 

Şimdi tüm bunları nasıl yaptığımızla ilgili detaya inelim.

Zaten uzun olan yazımı daha da fazla uzatmamak ve kafa karışıklığı yaratmamak adına bu kısımda sadece “T.C. Adalet Bakanlığı UYAP Kurum Portal” ile entegre çalışan “UYAP Kurum Portal Gateway” çözümünü anlatmaya çalışacağım. 

Bütünün diğer parçası olan “UYAP Avukat Portal Gateway”ın detaylarını da başka bir paylaşımda ayrıca yayınlayacağım.

UYAP nasıl bir sistemdir, kimlere ne şekilde hitap eder?

UYAP Sistemi          :       Kişi, kurum, sektör bağımsız tüm Türkiye ’nin SİSTEM’i, 

Bir UYAP Dosyası   :       O dosyadaki tüm tarafların DOSYA ’sı, 

Bir UYAP Verisi       :       O dosyadaki tüm tarafların VERİ ’si,

Bir UYAP Süreci      :       O dosyadaki tüm tarafların SÜRECİ ’dir.

Dolayısıyla UYAP sistemi; Adalet Bakanlığı ’nın ilgili mercileri de dahil olmak üzere tüm tarafların (icra daireleri, mahkemeler, alacaklı, borçlu, davalı, davacı, müdahil, vb..) asgari ihtiyaçları açısından düşünülerek kurgulanmış ciddi bir yatırım ve emeğin ürünü çok değerli bir sistemdir. 

Tam da bu “çok paydaşlı” doğası gereği UYAP Sistemi, “Dosya Yapısı”, “İşlem Yapısı” ve “Jargonu” itibarıyla kurum ve kuruluşların ait oldukları sektörlere, mevzuatlarına, güvenlik gereksinimlerine ve iş yapış şekillerine göre değişen ihtiyaçları ile birebir uyumlu olamamaktadır.

Ancak tabi ki, kurumlar ve hukuk bürolarını asıl ilgilendiren kendi alacakları, kendi borçları, kendi süreçleridir.

Bu ihtiyaca yönelik olarak Adalet Bakanlığı ’nın kurumlara, tarafı oldukları dosyaları kendi ihtiyaçları açısından inceleyebilmeleri için sağladığı Kurumsal UYAP Portal önyüzü (ve bir WEB Servis üzerinden temin ettiği ham veriler), yukarıda sözünü ettiğimiz “çok paydaşlı” yapı gereği kurum ihtiyaçları ile birebir örtüşememekte ve bu nedenle verimli bir kullanım alanı yaratılamamaktadır. 

ETCBASE Yazılım olarak biz ne yaptık?

 “UYAP Dosya Yapısı”, “UYAP İşlem Yapısı” ve “UYAP Jargonu”nun hangi açılardan farklı olduğunu ve kurumları nerelerde zorladığını, “UYAP Kurum Portal Gateway”in buna nasıl çare olduğunu biraz daha detaylı anlatmak gerekirse;

UYAP DOSYA YAPISI

UYAP Sisteminden bağımsız olarak, kurumların ve hukuk bürolarının, yasal takip yoluyla alacak tahsilatı için kullandıkları kendilerine ait sistemlerde oluşturdukları dosyalara yasal takip dosyası diyoruz. 

Kurumlar ve hukuk büroları yasal takip ve/veya davaları ile ilgili kendi verilerini tekil bir ana dosyada tutar, yasal süreçlerini ve hesap hareketlerini tekil ana dosyadan yönetirler.

Kurum için, işin doğası gereği tek olmak durumunda olan bir yasal süreç dosyası, UYAP sisteminde işlem gördüğü mercii bazında (esas icra dairesi, talimat icra dairesi, mahkeme...), birbirinden kopuk farklı dosyalar (esas icra dosyası, talimat icra dosyası, itirazın iptali dava dosyası, taahhüdü ihlal dava dosyası…) halinde tutulmaktadır. 

Bu nedenle de Adalet Bakanlığı ’nca sağlanan UYAP Portal üzerinden ya da UYAP ham verileri ve dosya yapısı kullanılarak oluşturulmuş başka bir önyüz üzerinden, bir yasal süreç dosyasını konsolide bir şekilde incelemek ve dolayısıyla dosyadaki kritik işlemler açısından kanaat sahibi olmak ve süreçle ilgili sağlıklı bir karar vermek mümkün olamamaktadır. 

UYAP Dosya Yapısı konusunda biz ne yaptık?

"UYAP Kurum Portal Gateway" ürünümüz, UYAP sisteminde yukarıda belirtildiği şekilde birbirinden kopuk olarak tutulan dosyaları, olması gerektiği gibi konsolide ederek basit ve anlaşılır bir önyüzden kullanıcısına sunuyor. 

Kurum kullanıcıları UYAP dosyalarına “UYAP Kurum Portal Gateway” önyüzünden baktığında, UYAP Sisteminde birden fazla dosyaya dağılmış olan, taraflar, tutarsal işlemler, safahatler, evraklar, duruşmalar, satış bilgileri gibi UYAP verilerini ister konsolide bir şekilde isterse de UYAP dosyası bazında görebilirler.

Ayrıca, “UYAP Kurum Portal Gateway”in dosya eşleştirme yapısı sayesinde UYAP sistemindeki dosyalarla kendi sistemindeki dosyaları bir arada görme, kıyaslama, eksik giderme, UYAP sistemi ile eşleşmeyen dosyaları tespit etme gibi işlemler yapabilmektedir.

UYAP İŞLEM YAPISI

Örneklerle anlatmak gerekirse;

Bir icra dosyasında, ilgili icra dairesince gerçekleştirilen satış ihalesine katılan bir 3.Şahsın satışa iştirak için yatırdığı teminat ve bu teminatın iadesi niteliğindeki reddiyat dosya içinde gerçekleşen ve UYAP sisteminde kaydı tutulan finansal bir kayıttır.

Ancak bu işlemin teminatı yatıran 3.şahıs ve icra dairesi dışında dosyadaki taraflardan hiçbirisi ile ilgisi olmadığı halde tüm taraflar bu işlemi dosyada görür ve anlamlandırmaya çalışır. 

Onlarca tarafın olduğu dosyalar dikkate alındığında kurumunuzla ilgili ilgisiz yüzlerce işlem hareketi karşınızdadır ve kendinizle ilgili olanları ayıklamaya çalışırsınız.

Başka bir örnek vermek gerekirse; müvekkil/vekil olarak resmi işlem harcamalarınızda kullanılmak üzere mahkeme/icra dairesine yatırdığınız bir avans, esas icra dairesi ve/veya talimat icra daireleri tarafından resmi işlemler için harcanır ve her bir harcamada sizi ilgilendirmeyen yeni bir reddiyat kaydı oluşur. Harcanmayan bir kısım kalırsa o da size başka bir reddiyat kaydı ile iade edilir. 

Bu durumda sizi ilgilendiren sadece yatırdığınız avans ve size iade edilen tutar iken, dosya içerisinde avansınızdan yapılan harici harcamaların da yer aldığı, sizin için mükerrer mahiyette onlarca kayıt görürsünüz ve kendi açınızdan anlamlandırmaya çalışırsınız. 

Diğer bir örnek; borçlu borcuna karşılık ödeme yaptığında UYAP ‘da bir tahsilat kaydı oluşur, borçlunun ödemesi kurumunuza tahsil harcı düşülerek reddiyat kaydı ile gönderilir. Bu işlemde UYAP ’taki tahsilat kaydı sizi ilgilendirmezken reddiyat kaydı doğrudan ilgilendirmektedir. Ancak reddiyat henüz yapılmamış ise bu kez UYAP ’taki tahsilat kaydı reddiyat bekleyen alacağınız olarak sizi çok ilgilendirmektedir. 

Bazen de borçludan gelen birden fazla tahsilat kalemi tek bir reddiyat ile kurumunuza gönderilmekte, dolayısıyla tahsilat bazında baktığınızda “X” TL tahsilat için “Y” TL reddiyat görebilmektesiniz. Bazı örneklerde borçlu tahsilatının kurumunuza avans reddiyatı olarak gönderildiğini, bazen de tam tersi olduğunu görebilirsiniz.

UYAP İşlem Yapısı konusunda biz ne yaptık?

"UYAP Kurum Portal Gateway ürünümüz", UYAP Sisteminde yukarıda belirtilen kargaşada tutulan hesap hareketlerini, kurumunuzun o icra dosyasındaki taraf tipini (alacaklı, borçlu, davalı, davacı, vb....), dosya tipini (icra, dava, vb..), dosyanın açık ya da kapalı olma durumunu, diğer ilişkili dosya (talimat icra, vb.) hareketlerini de dikkate alarak, olabildiğince optimum bir yapıda, icra dairesi bazında, avukat bazında analiz etmenizi sağlar.

Böylece, kurumunuzu ilgilendirmeyen tutarsal işlemlerden olabildiğince arındırılmış olarak, herhangi bir dosya, icra dairesi ya da vekil bazında icra dairesince kurumunuza iade edilmesi gerektiği halde henüz iade edilmemiş alacaklarınızı kolayca tespit ve takip edebilirsiniz.

UYAP JARGONU

UYAP Sistemi icra dairelerine ve mahkemelere farklı amaçlarla yatan, harç ‘lar haricinde farklı nevi ‘lerdeki her tutarı tahsilat, icra dairesinden çıkan her tutarı da reddiyat olarak isimlendirir. 

İcra daireleri açısından bakıldığında;

• Kurum için bir masraf kalemi olan harç, icra dairesi açısından devletin kasasına giren gelirdir.
• Yatırılan bir avans da yatıran kurum açısında potansiyel masraf olup, icra dairesi nezdinde işlemleriniz için harcanacak bir tutardır, icra dairesinin kasasına girmez ama UYAP sisteminde o da tahsilat olarak geçer, 
• Bir borçlunun borcuna karşılık yatırdığı tutarda icra dairesi tarafından tahsilat kaydı olarak alınır, tahsil harcı kesilerek gelir kaydedilip, kalan kısmı kurumunuza reddiyat kaydı ile gönderilir.

Görüldüğü gibi tutarsal işlemlerin özünü oluşturan avans, masraf ve tahsilatlar, UYAP sisteminin “çok paydaşlı olması” gereği bambaşka anlamlara bürünebilmekte ve tutarsal anlamda mükerrer işlemlere maruz kalmaktadır.

UYAP Jargonu konusunda biz ne yaptık?

"UYAP Kurum Portal Gateway ürünümüz", UYAP sisteminde gerçekleşen tüm bu işlem hareketlerini, ürünümüzün kullanıcıları olan kurumlar ve hukuk büroları açısından yorumlayıp, anlamlandırarak ve mükerrerliklerden arındırarak sunmakta, kurumların kendi sistemlerinde gerçekleşen işlem hareketleri ile kıyas ve izleme imkanı sağlamaktadır.

 Bu sayede, kurumlar ve hukuk büroları, “UYAP Kurum Portal Gateway” ürünümüz üzerinden, ilişkili kurum dosyasındaki işlem hareketlerini, UYAP sistemindeki işlem hareketler ile kıyaslayıp, her türlü tutarsızlık ve anomaliyi dosya bazında tespit edebilmekte ve gerekli düzeltmeleri yapıp UYAP Sistemi ile mutabakatını sağlayabilmektedir.